641 Là Tài Khoản Gì? Hướng Dẫn Cách Hạch Toán Tài Khoản 641

Khi làm việc trong mảng kế toán ở các tổ chức/doanh nghiệp, hàng ngày mọi người sẽ phải đối mặt với nhiều loại tài khoản khác nhau. Vậy 641 là tài khoản gì? Cách hạch toán ra sao để đảm bảo chính xác nhất? Để biết rõ câu trả lời, mời bạn đọc cùng tìm hiểu chi tiết qua nội dung bài viết dưới đây của VNCB nhé!

641 là tài khoản gì?

Căn cứ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 641 là chi phí bán hàng. Nó được hiểu là khoản chi phí dùng cho các mục đích xây dựng quy trình bán hàng hay cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng. Chi phí này gồm những khoản phí cơ bản như chi phí lương, cơ sở vật chất, khấu hao và bảo hành.

Do vậy việc xác định chính xác chi phí bán hàng thể hiện qua tài khoản 641 là điều cực kỳ quan trọng và cần thiết để đảm bảo định giá sản phẩm/dịch vụ được thiết lập tại các cấp cung cấp mức tỷ suất lợi nhuận gộp hợp lý. Cuối cùng giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận thông qua việc quản lý chi phí trên cao hiệu quả.

Nguyên tắc kế toán tài khoản 641

Hạch toán chi phí bán hàng dựa theo tài khoản 642 cần phải đảm bảo tuân thủ đúng theo một số nguyên tắc kế toán điển hình sau:

• Tài khoản này được dùng để phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong suốt quá trình bán sản phẩm/hàng hóa hay cung cấp dịch vụ. Những chi phí này sẽ bao gồm chi phí giới thiệu, chào hàng, quảng bá sản phẩm, chi phí bảo hành sản phẩm/hàng hóa (không bao gồm hoạt động xây lắp), hoa hồng sản phẩm, chi phí đóng gói, vận chuyển và bảo quản,…
• Các khoản chi phí bán hàng không được xếp vào chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng mà lại có đủ hóa đơn chứng từ, đã hạch toán theo đúng Chế độ kế toán sẽ không được ghi giảm chi phí kế toán mà thay vào đó chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm gia tăng số thuế TNDN phải nộp.
• Tài khoản 641 sẽ mở chi tiết dựa theo từng nội dung chi phí như chi phí nhân viên, đồ dùng, bao bì, dụng cụ, vật liệu, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Ngoài ra tùy vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu từng ngành, từng doanh nghiệp thì TK 641 có thể mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ được kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Kết cấu và nội dung của TK 641

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng sẽ có kết cấu và nội dung cụ thể như sau:

• Bên Nợ: Gồm những chi phí phát sinh có liên quan đến quá trình bán sản phẩm – hàng hóa cũng như cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ
• Bên Có: Gồm khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ và kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính toán kết quả kinh doanh trong kỳ

Đặc biệt lưu ý, tài khoản 641 hoàn toàn không có số dư cuối kỳ. Hơn nữa bên trong tài khoản 941 – chi phí bán hàng còn có 7 tài khoản cấp 2, bao gồm:

• TK 6411 – Chi phí nhân viên: Phản ánh khoản phải trả cho nhân viên đóng gói, nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển, bảo quản hàng hóa và sản phẩm
• TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh chi phí vật liệu, bao bì được xuất dùng cho hoạt động giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hóa/dịch vụ phục vụ cho bộ phận bán hàng.
• TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh các chi phí liên quan đến công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ các sản phẩm, hàng hóa
• TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ tại bộ phận bảo quản, bán hàng như cửa hàng, nhà kho, bến bãi, các phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, phương tiện đo lường, tính toán và kiểm nghiệm chất lượng
• TK 6415 – Chi phí bảo hành: Phản ánh khoản chi phí bảo hành hàng hóa, sản phẩm. Ngoài ra, riêng chi phí sửa chữa, bảo hành công trình xây lắp phản ánh tại TK 627 – Chi phí sản xuất chung
• TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí mua ngoài để phục vụ cho quá trình bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ cho khâu bán hàng, tiền thuê bãi, thuê kho, thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm – hàng hóa đi bán, tiền hoa hồng cho đại lý bán,…
• TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác đã phát sinh ở trong khâu bán hàng ngoài những chi phí kể trên như chi phí tiếp khách tại bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu hàng hóa, sản phẩm, chi phí quảng cáo, chào hàng và chi phí hội nghị,…

>> Xem thêm: bảo lãnh ngân hàng là gì

Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641

Dưới đây là chi tiết cách hạch toán chi phí bán hàng tại tài khoản 641 trong một số giao dịch kinh tế điển hình. Bao gồm:

Tiền công, tiền lương, phụ cấp và trích bảo hiểm

Trường hợp tính toán tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn và các khoản hỗ trợ khác cho nhân viên trong bộ phận bán hàng sẽ ghi như sau:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 334, 338,…

Giá trị vật liệu, dụng cụ, hàng hóa phục vụ cho bán hàng

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 152, 153, 242 (Giá vốn công cụ dụng cụ và vật liệu sử dụng)

Trích khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Chi phí điện – nước phục vụ cho bộ phận bán hàng

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Tiền thuế GTGT
• Có TK 111, 112, 141, 331… – Tổng tiền thanh toán

Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng

1. a) Trường hợp sử dụng phương án trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ

• Nếu trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả
• có TK 335 – Chi phí phải trả
• Nếu chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh
• Nợ TK 335, 352
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT
• Có TK 331, 241, 111, 112, 152,… – Tổng tiền thanh toán

1. b) Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh 1 lần có giá trị lớn, có liên quan đến bán sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa lớn phát sinh, ghi như sau:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 242 – Chi phí trả trước

Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa

1. a) Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách có kèm giấy bảo hành sửa chữa hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành, doanh nghiệp cần xác định từng mức chi phí sửa chữa cho mọi nghĩa vụ bảo hành. Khi mà xác định số dự phòng phải trả liên quan đến chi phí bảo hành, sửa chữa sản phẩm – hàng hóa sẽ ghi như sau:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả

1. b) Vào cuối kỳ kế toán sau thì doanh nghiệp cần tính cũng như xác định số dự phòng phải trả về bảo hành sửa chữa sản phẩm, hàng hóa ghi như sau:

• Nếu số dự phòng phải trả cần lập tại kỳ kế toán này mà lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã lập tại kỳ kế toán trước nhưng chưa dùng hết thì số chênh lệch tính thêm ghi nhận vào chi phí và ghi như sau:
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả
• Nếu số dự phòng phải trả cần lập tại kỳ kế toán này mà nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã lập tại kỳ kế toán trước nhưng chưa dùng hết thì số chênh lệch tính thêm ghi nhận vào chi phí và ghi như sau:
• Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
• Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Sản phẩm, hàng hóa sử dụng cho khuyến mãi, quảng cáo

1. a) Với hàng hóa mua vào hay sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra sử dụng để khuyến mại, quảng cáo

• Nếu xuất sản phẩm, hàng hóa khuyến mãi, quảng cáo không thu tiền kèm các điều kiện khác như phải mua hàng hóa, sản phẩm sẽ ghi như sau:
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 155, 156
• Nếu xuất hàng hóa phục vụ quảng cáo, khuyến mãi nhưng khách hàng chỉ nhận hàng quảng cáo kèm điều kiện như phải mua sản phẩm, hàng hóa thì kế toán sẽ phản ánh giá trị hàng quảng cáo, khuyến mại vào giá vốn hàng bán.

1. b) Doanh nghiệp có hoạt động thương mại nhận hàng hóa miễn phí từ nhà sản xuất để phân phối cho quảng cáo, khuyến mãi mua hàng

• Khi nhận hàng của nhà sản xuất dùng để khuyến mãi, quảng cáo cho khách hàng thì nhà phân phối cần theo dõi chi tiết lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình cũng như ở Bản thuyết minh Báo cáo tài chính với hàng nhận được và số hàng đã sử dụng để khuyến mại cho người mua.
• Khi hết chương trình khuyến mãi mà không cần trả cho nhà sản xuất số hàng chưa sử dụng hết thì kế toán ghi nhận thu nhập khác chính là giá trị số hàng khuyến mãi không phải trả lại. Ghi chi tiết như sau:
• Nợ TK 156 – Hàng hóa
• Có TK 711 – Thu nhập khác

Hoa hồng bán hàng

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng
• Có TK 331, 111, 112 – Tổng số tiền phải thanh toán

Số tiền phải trả cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu

Bao gồm các khoản chi hộ có liên quan đến hàng ủy thác xuất khẩu cùng phí ủy thác xuất khẩu được căn cứ theo các chứng từ có liên quan sẽ ghi như sau:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 113 – Thuế GTGT được khấu trừ nếu có
• Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Nghiệp vụ phát sinh khoản giảm chi phí bán hàng

• Nợ TK 112, 331: Tổng số tiền thanh toán
• Có TK 641: Chi phí bán hàng
• Có TK 133: Tiền thuế GTGT

Kết chuyển chi phí cuối kỳ

Tại cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh ở trong kỳ vào trong tài khoản 911 (Xác định kết quả kinh doanh) ghi cụ thể như sau:

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Trên đây là thông tin chia sẻ về 641 là tài khoản gì cũng như một số hướng dẫn cơ bản về cách hạch toán chi phí bán hàng theo tài khoản kế toán 641 mà chúng tôi muốn gửi đến cho bạn đọc tham khảo. Chúc bạn sẽ thực hiện quá trình hạch toán thành công!