[Góc Giải Đáp] 642 Là Tài Khoản Gì? Cách Hạch Toán Tài Khoản 642

Trong kế toán của doanh nghiệp sẽ bắt gặp rất nhiều việc hạch toán tài khoản 642 trong hoạt động kinh doanh. Vậy 642 là tài khoản gì? Tài khoản này có nội dung và kết cấu phản ánh ra sao? Cách hạch toán tài khoản 642 như thế nào? Bài viết dưới đây của VNCB sẽ giúp bạn đọc có thêm những thông tin hữu ích về tài khoản 642.

Tìm hiểu 642 là tài khoản gì?  

Tài khoản 642 chính là chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) mà doanh nghiệp bỏ ra để phục vụ công tác quản lý, điều hành đơn vị. Các chi phí này   ảnh hưởng đến lợi nhuận, số thuế thu nhập doanh nghiệp đơn vị phải nộp. Việc theo dõi CPQLDN cần chính xác để giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tính toán lợi nhuận chính xác.

Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 642 

642 là tài khoản gì? Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như thế nào? Cụ thể kết cấu tài khoản 642 được thể hiện như sau:

Bên Nợ:

• Chi phí quản lý đơn vị thực tế phát sinh trong kỳ
• Số dự phòng phải thu khó đòi, số dự phòng phải trả

Bên Có:

• Khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
• Hoàn nhập dự phòng khoản phải thu khó đòi, khoản dự phòng phải trả
• Kết chuyển chi phí QLDN vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Số dư: 

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Các tài khoản cấp 2 của TK 642 

Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2 cơ bản như sau:

• TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Các khoản phải trả cho nhân viên quản lý đơn vị như tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, BHTN.
• TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý như văn phòng phẩm… vật liệu sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ, …
• Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí đồ dùng văn phòng, dụng cụ phục vụ công tác quản lý.
• TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao TSCĐ như nhà cửa làm việc của phòng ban, vật kiến trúc, máy móc thiết bị quản lý văn phòng, …
• Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Chi phí về thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, tiền thuê đất, …
• TK 6426 – Chi phí dự phòng:Khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí kinh doanh.
• Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ quản lý doanh nghiệp, chi phí sử dụng tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, … tiền thuê TSCĐ, chi phí trả nhà thầu phụ.
• Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Chi phí khác thuộc quản lý  doanh nghiệp như: chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, …

Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 như thế nào?

Sau khi biết 642 là tài khoản gì thì bạn nên tìm hiểu thêm về nguyên tắc kế toán của tài khoản 642. Cụ thể tài khoản này phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như sau:

• Các khoản phải trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp như tiền lương, tiền công, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, phụ cấp.
• Chi phí vật liệu như văn phòng phẩm, CCDC…
• Chi phí khấu trừ tài sản cố định dùng để quản lý doanh nghiệp
• Các loại thuế và phí như thuế môn bài…
• Khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
• Dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước, điện thoại, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…
• Chi phí bằng tiền khác như công tác phí, hội nghị khách hàng…

Nếu chi phí có đầy đủ hóa đơn và hạch toán đúng theo chế độ kế toán nhưng không được coi là chi phí khi tính thuế TNDN sẽ được điều chỉnh trong tờ khai quyết toán thuế để làm tăng số thuế phải nộp mà không được ghi giảm chi phí kế toán.

Tùy theo nhu cầu quản lý mỗi doanh nghiệp để có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 khác phản ánh nội dung chi phí. Cuối kỳ, tiến hành kết chuyển chi phí QLDN vào bên Nợ tài khoản 911.

Xem thêm: thu nhập chịu thuế là gì

Hạch toán tài khoản 642 chi tiết

Cách hạch toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tài khoản này.

Tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. 

Khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cùng khoản hỗ trợ khác được hạch toán:

• Nợ TK 6421;
• Có TK 334, 3383, 3384, 3382, 3386.

Giá trị vật liệu mua hoặc xuất sử dụng quản lý doanh nghiệp

• Nợ TK 6422 (giá trị vật liệu chưa thuế)
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ)
• Có TK 152 (giá vật liệu xuất kho dùng)
• Có TK 111, 112, 242, 331… (tổng giá trị thanh toán).

Giá trị CCDC sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý

Giá trị CCDC được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp như sau:

• Nợ TK 6423 (giá trị CCDC)
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ)
• Có TK 153 (giá trị CCDC xuất kho dùng)
• Có TK 111, 112, 331… (tổng giá trị thanh toán)

Trích khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp

• Nợ TK 6424;
• Có TK 214.

Thuế, phí, lệ phí cân phải nộp nhà nước

• Nợ TK 6425;
• Có TK 333, 111, 112…

Trích lập dự phòng, hoàn nhập dự phòng 

Dự phòng các khoản phải thu khó đòi, khoản phải trả về chi phí tái cơ cấu, dự phòng phải trả khác.

Trích lập dự phòng bổ sung:

• Nợ TK 6426;
• Có TK 2293, 352.

Hoàn nhập dự phòng:

• Nợ TK 2293, 352;
• Có TK 6426.

Chi phí dịch vụ mua ngoài khác

Các chi phí dịch vụ mua ngoài khác như tiền điện thoại, tiền nước, tiền thuê văn phòng, tiền điện, chi phí sửa chữa TSCĐ giá trị nhỏ…

• Nợ TK 6427 (giá mua chưa thuế GTGT)
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ)
• Có TK 111, 112, 331, 335… (tổng giá trị thanh toán)

Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ bộ phận quản lý

➤ Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

>Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

• Nợ TK 642
• Có TK 335 (khi sửa chữa đã  thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu)
• Có TK 352 ( đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu bảo dưỡng, duy tu định kỳ).

>Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh thực tế:

• Nợ TK 335, 352 (giá mua TSCĐ chưa thuế GTGT)
• Nợ TK 133 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ)
• Có TK 111, 112, 152, 331, 241… (tổng giá trị)

➤ Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh 1 lần với giá trị lớn:

• Nợ TK 642
• Có TK 242.

Chi phí khác chi bằng tiền

Các chi phí khác như hội nghị, tiếp khách, chi nghiên cứu, đào tạo, chi phí quản lý khác:

• Nợ TK 6428 (giá mua chưa thuế GTGT)
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT, nếu được khấu trừ)
• Có TK 111, 112, 331… (tổng giá trị)

Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ được tính vào CPQLDN

• Nợ TK 642
• Có TK 1331, 1332

Sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ phục vụ bộ phận quản lý

• Nợ TK 642 (giá xuất kho sử dụng)
• Có TK 155, 156 (giá xuất kho sử dụng)
• Nợ TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ khi kê khai)
• Có TK 3331 (thuế GTGT được khấu trừ khi kê khai)

Khoản giảm CPQLDN khi phát sinh

• Nợ TK 111, 112…
• Có TK 642.

Doanh nghiệp vốn nhà nước chuyển thành công ty cổ phần 

➤ Khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi được:

• Nợ TK 111, 112, 331, 334 (khoản tổ chức phải bồi thường)
• Nợ TK 2293 (khoản lập dự phòng)
• Nợ TK 642 (khoản tính vào chi phí)
• Có TK 131, 138… (khoản nợ không thu hồi được)

➤Khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thỏa thuận:

>> Khi không lập dự phòng nợ phải thu:

• Nợ TK 111, 112 (giá bán thỏa thuận)
• Nợ TK 642 (khoản tổn thất còn lại)
• Có TK 131, 138… (khoản nợ phải thu quá hạn)

>> Trường hợp lập dự phòng nợ phải thu:

• Nợ TK 111, 112 (giá bán thỏa thuận)
• Nợ TK 2293 (khoản trích lập dự phòng)
• Nợ TK 642 (khoản tổn thất còn lại)
• Có TK 131, 138… (khoản nợ phải thu quá hạn).

➤ Các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước khi cổ phần hóa doanh nghiệp:

• Nợ các TK 111, 112, 334
• Nợ TK 642;
• Có TK 353.

Phân bổ khoản lợi thế kinh doanh từ việc cổ phần hóa

• Nợ TK 642;
• Có TK 242.

Lưu ý, lợi thế kinh doanh phát sinh phân bổ tối đa không quá 3 năm.

Kết chuyển CPQLDN để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ:

• Nợ TK 911
• Có TK 642.

Tóm lại, bài viết đã giải đáp cho bạn đọc 642 là tài khoản gì và cách hạch toán chính xác nhất. Hy vọng những chia sẻ hữu ích này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về TK 642. Đừng quên liên hệ VNCB để được hỗ trợ khi cần giải đáp.